Como fazer um plano de comunicação interna

A comunicação interna existe sempre, mesmo que a sua empresa nunca tenha definido uma política de comunicação. As conversas de corredores ou durante a pausa para café são um espaço privilegiado para a comunicação interna. A diferença é que uma política de comunicação interna é uma forma eficaz de combater rumores, estimular o envolvimento dos seus empregados nos projectos da empresa e instaurar um clima de confiança.

Passo 1 - Fazer o diagnóstico interno

Não se esqueça que, comunicar é antes de tudo, ouvir. Para conhecer as percepções e expectativas dos empregados, escute-os. Ao fazer isto, está a executar o diagnóstico da sua empresa e simultaneamente a valorizar os seus empregados.

Antes de avançar com o plano de comunicação interna, deve procurar conhecer o estado social da sua empresa:
Saiba quais são as expectativas dos seus empregados em relação à empresa e ao seu futuro no seio desta
Analise se a política interna tem sido coerente com a política geral da empresa e a sua cultura
Se o tipo de veículos de informação que têm sido utilizados para a comunicação interna estão adequados aos alvos ou se nem sequer existem
O diagnóstico interno pode se realizado através um questionário claro, neutral, lógico e progressivo (sempre do geral para o particular). Este tipo de acção é mais fácil de executar numa pequena empresa, mas para estruturas com mais de 200 empregados é preferível optar por um sistema de amostragem representativa segundo o método de quotas. A amostragem deve ser composta no mínimo por 60 pessoas e representar a população de conjunto em termos de sector, cargo, idade e sexo. O documento deve ser curto e pedagógico.

As visitas aos sectores da empresa permitem a apreensão de algumas situações e as entrevistas, em ambiente formal, dirigidas pelo responsável de comunicação ou de uma consultora externa, são outros meios de executar o diagnóstico interno.

A postura da direcção no que refere à comunicação interna também é um foco de análise, nomeadamente nas seguintes questões:
Qual o papel da direcção na transparência da informação?
As chefias têm um papel importante na divulgação da informação?
A direcção apoia claramente as chefias nesta acção?
As intenções expressas são alteradas na gestão do dia-a-dia?
Por último, é importante perceber qual a identificação da cultura da empresa e de que modo ela é percebida por todos os colaboradores internos. A história, as actividades, os valores e os sinais que a identificam, tornam a cultura de cada empresa única e toda a sua comunicação deve transmiti-la.

Após a análise, os resultados devem ser apresentados à equipa que vai desenvolver o plano de comunicação.

Passo 2 - Organizar o plano de comunicação

A partir do diagnóstico interno devem ser identificados os pontos fortes e fracos da actual política de comunicação, da cultura da empresa, as percepções e perspectivas dos empregados. Identificados estes aspectos, a direcção deve reunir-se com a equipa para definir de forma participativa os objectivos da comunicação interna.

A identificação dos alvos da comunicação interna é essencial para o sucesso deste projecto. Lembre-se que a sua empresa é constituída por várias pessoas e grupos. Quando transmite uma mensagem é fundamental definir a quem se dirige. Por exemplo, se pretende comunicar com um grupo de funcionários com um nível de instrução muito baixa, não terá sucesso se o fizer utilizando uma linguagem complicada.

Só depois se partirá para a definição dos objectivos da política de comunicação interna e será a partir daqui que deverá estudar os meios a utilizar no plano de comunicação.

Na definição dos objectivos é preciso não esquecer que para ser facilmente executável, a política de comunicação deve ser:
Transparente: não pode existir uma situação de secretismo
Simples: para ser de fácil execução
Realista: porque caso não seja reconhecida, dificilmente será aceite
O plano de comunicação só terá sucesso se houver um compromisso real por parte da direcção e se os meios escolhidos forem adequados aos seus objectivos e públicos.

É importante definir quem é que vai dirigir este plano de comunicação. Nas grandes organizações é cada vez mais comum o cargo de director de comunicação. Em empresas de menor dimensão o cargo não existe e a situação de quem será responsável é menos clara. Muitas vezes, as funções acabam por ser desempenhadas pelo departamento de marketing ou de recursos humanos ou por um dos administradores. Outra hipótese é recorrer a uma agência de comunicação que apoie a empresa nesta área.

A administração tem de definir um orçamento para a comunicação interna, cabendo ao responsável pela gestão do plano apresentar para aprovação um caderno de encargos para cada uma das acções que pretende desenvolver.

Passo 3 - Conhecer as ferramentas para comunicar com eficiência

Definidos os objectivos do plano de comunicação, cabe ao responsável pela gestão do plano, identificar os suportes mais eficazes para tornar a comunicação uma ferramenta do dia-a-dia.

A definição dos meios depende da dimensão da empresa e do orçamento que foi disponibilizado para a execução do plano de comunicação. Podem ser utilizados:
Meios orais
Meios escritos
Meios audiovisuais
Novas tecnologias
Pese as vantagens e dos custos, antes de definir aquele que considera melhor para a sua empresa ou para responder a uma determinada situação:
Reunião
Vantagens: É um dos meios mais eficazes para comunicar de forma activa nas PME. É imediato e transmite informação de referência.
Desvantagens: Excesso de reuniões acaba por provocar desinteresse.
Nota de serviço
Vantagens: Transmite uma informação muito precisa. Envolve as chefias e permite uma comunicação mais dirigida.
Desvantagens: Custo de redacção e reprodução.
Flash de informação
Vantagens: Ideal para dar a conhecer um resultado ou uma mudança.
Desvantagens: Reprodução.
Placard
Vantagens: Simples, fácil gestão e adequado para todo tipo de mensagens. Indicado para informar aspectos legais e acções da empresa.
Desvantagens: Custo variável (depende se utiliza designers ou placards luminosos por exemplo).
Folheto
Vantagens: Dá a conhecer as novidades da empresa e todas as acções. Chega a toda equipa.
Desvantagens: Dispendioso.
Manual de acolhimento
Vantagens: Apresentação da empresa e dos seus procedimentos. Facilita a integração.
Desvantagens: Leva tempo a sistematizar.
Carta ao pessoal
Vantagens: Documento assinado pelo administrador ou director focando aspectos importantes da vida da empresa. Dirigida e personalizada. Eficiente no combate aos rumores.
Desvantagens: Pode ter interpretações erradas, se não for objectiva.
Inquéritos
Vantagens: Diagnóstico do clima da empresa. Permite a expressão das opiniões dos colaboradores.
Desvantagens: Tempo na realização e análise.
Caixa de sugestões
Vantagens: Encoraja o espírito de iniciativa, a criatividade e a participação. Possibilidade de todos os colaboradores darem sugestões.
Desvantagens: Custo da aquisição da caixa e consulta das sugestões regularmente.
Jornal da empresa
Vantagens: Pode ser distribuído na empresa e para o domicílio de todos os colaboradores. Considerado por muitos como um canal de comunicação interno de referência. Numa PME, a sua dimensão pode não justificar, sobretudo pelos encargos financeiros. Mas, uma versão "caseira" de algumas folhas A4 com notícias, fotocopiadas e distribuídas na empresa, já é possível fazer. O mais importante é quem escreve e a capacidade que tem de captar a atenção dos leitores.
Desvantagens: Dispendioso. Envolvimento de recursos humanos especializados (jornalistas ou assessor de imprensa). Tempo de redacção, paginação, impressão e distribuição.
Intranet
Vantagens: Adapta-se facilmente a empresas de pequenas, médias e grandes dimensões. Permite a circulação rápida de informação e pode facilitar os processos burocráticos. Uma ferramenta do século XXI.
Desvantagens: Variam consoante o grau de informatização da empresa.
E-mail
Vantagens: É uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas de várias dimensões, sobretudo por aquelas que não têm uma Intranet. É um meio rápido e barato de envio de uma newsletter interna ou uma informação flash.
Desvantagens: É necessário a existência de um programa informático que permita o acesso a toda a empresa.