Só dois motivos justificam o fato de uma pessoa precisar de esforço sobre-humano para realizar seu trabalho: ou não está devidamente capacitada ou o planejamento foi mal feito.
Planejar sem uma avaliação do grau de comprometimento assumido é comportamento típico de quem confia apenas na capacidade de improvisação e em uma boa dose de “sorte” para alcançar seus objetivos. Se as coisas não derem certo, recorrem à criatividade para justificar os motivos ou até para buscar algum culpado.
Sabemos que o prazo, os recursos (pessoas, equipamentos, softwares) e o investimento requerido são os três fatores dos quais depende a viabilidade de qualquer projeto. Por isso eles precisam ser dimensionados sem devaneios, já que o resultado será diretamente proporcional à disponibilidade destes fatores.
Óbvio? É tão óbvio que o ato de planejar acaba sendo encarado como uma atividade de rotina, realizado sem a seriedade necessária e desta forma capaz de gerar os equívocos mencionados.
A questão é despertar o interesse pelo ato de planejar, sem querer minimizar a importância das ferramentas e técnicas de planejamento e gestão de projetos. Os papéis, gráficos e cronogramas são importantes para documentar o resultado do planejamento, entretanto o fundamental é o exercício de pensar no que fazer, como fazer, com quem fazer, no prazo que nos resta, nas eventuais barreiras a enfrentar e, sobretudo, no chamado plano “B” caso algo saia diferente do previsto inicialmente.
Planejar é como treinar para o jogo
O exercício de planejar tem a mesma eficácia dos treinos antes de um jogo importante. É extrair das experiências anteriores as condicionantes necessárias para fazer as coisas acontecerem. Isso é o processo de planejamento.
Ter sucesso em uma iniciativa no passado não significa a garantia de sucessos repetidos. Mesmo os profissionais mais experientes podem deixar o barco afundar ao negligenciar a necessidade de “treinar”, ou melhor, de planejar sua próxima investida. E diante da possibilidade de fracasso, deposita em sua equipe a missão de resgatar a todo custo os atrasos e a correção dos desvios de percurso.
O maior problema desses equívocos, que acabam gerando projetos já fracassados, é a injusta desmoralização do planejamento e a conseqüente desmotivação em relação ao ato de planejar.
O fator humano
É um círculo vicioso: se planejo, mas nada acontece como foi planejado, então não vale a pena perder muito tempo planejando. E é muito difícil o planejador admitir que o problema está nele, e não no planejamento enquanto processo.
Outro motivo que leva o gestor a cometer enganos no planejamento é o desconhecimento ou o esquecimento de suas próprias limitações. Todos nós, em nosso dia-a-dia, lidamos com atividades, circunstâncias e eventos naturais situados em duas áreas distintas: uma sobre a qual temos domínio, e outra que independe de nossa vontade, mas que podemos influenciar.
Entender a relação entre domínio e influência requer mais do que uma boa formação técnica: requer, principalmente, uma boa dose de humildade para aceitar que nem todos os que estão ao meu redor têm o mesmo comportamento diante das mesmas situações.
Ter consciência daquilo que está sob o meu domínio e saber analisar as situações que deveriam estar numa área de influência é mais ou menos como estudar as jogadas de uma partida de xadrez. Quanto maior o número de jogadas você puder prever, maior será a sua chance de sucesso
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